Nou Servef. Prototipando espacios de colaboración en la Administración Pública
El pasado 28 de febrero presentamos de manera pública el trabajo que hemos realizado en colaboración con Domenico di Siena y con el apoyo de Laura Murillo Paredes (@rodamona) para la definición colectiva del Servef (Servicio Valenciano de Empleo y Formación).
Como os contábamos, el proceso propuesto ha pretendido explorar nuevas vías de construcción colectiva tanto a nivel interno como con los agentes externos que forman parte del ecosistema alrededor de la entidad. La elaboración de la nueva imagen y las iniciativas encaminadas a hacer del Servef un servicio abierto, cercano y moderno, marca ya un camino claro desde la institución para superar el modelo tradicional y encaminarse hacia un modelo que entiende el trabajo colaborativo como una capa más a incorporar.
Con ello, nos fijamos los siguientes objetivos:
Un enfoque relacional
Desde las Administraciones Públicas se han desarrollado, sobre todo en la última década, diferentes mecanismos de participación del personal interno a través de talleres y, sobre todo, encuestas online que tenían como objetivo medir cuantitativamente los procesos internos a los que se veía sometido.
Desde #NouServef, el enfoque se amplia: ponemos el acento en lo relacional, en las personas, en su predisposición a experimentar, su proactividad o en la fluidez de la comunicación entre ellas; diferentes factores cualitativos que estructuran la colaboración y el trabajo en red entre personas sea cual sea su rol dentro de la entidad. Algunos puntos clave han sido:
– La ciudadanía toma un papel activo para co-producir políticas y servicios públicos. Las propuestas surgen de la colaboración y se ajustan a una realidad diversa difícil de controlar desde la Administración.
– La participación más allá de representatividades. Una participación abierta a todas aquellas personas que voluntariamente han querido formar parte del proceso en cualquiera de sus formatos: entrevistas, encuestas online y talleres presenciales.
En definitiva, se ha puesto el foco en la construcción conjunta de un organismo de innovación que complemente al actual y que facilite de forma sostenida en el tiempo la colaboración y el trabajo en red de todo el ecosistema Servef: ciudadanía, personal interno, entidades colaboradoras, empresas y agentes sociales a través de 4 puntos clave:
El valor del prototipo
Como dice Amalio Rey, la palabra prototipo está de moda. Por eso, es importante dejar claro el enfoque que se toma para su desarrollo. Todavía se “sigue entendiendo a los “prototipos” desde su acepción más industrial, o sea, como “un dispositivo para validar o testar si funciona una solución que uno ha creado”. Según esta lógica, el prototipo es un mecanismo que sirve básicamente para comunicar algo que ya está pensado y diseñado, que se pone a prueba en un contexto real (“se valida”) para corregir posibles fallos y empacar la versión definitiva.”
En nuestro caso, entendemos el prototipo como una oportunidad para construir de manera colectiva unas propuestas de mejora para la entidad, que se diseñan a partir de la interacción de diferentes perfiles personales y profesionales con nuestra facilitación, a partir de diferentes espacios y formatos que se abren para acoger de manera transparente a toda aquella persona proactiva para transformar el Servef durante un largo periodo de tiempo.
Como señala A.Rey “una vez que entiendes a los prototipos como un dispositivo para experimentar y aprender juntos (y no para comunicar o probar lo que ya has decidido), se produce un cambio cultural enorme, porque asumes premisas que cambian totalmente la naturaleza del proceso, a saber:
1. Nos hace más humildes: ningún equipo es capaz de concebir la solución perfecta sin abrir el proceso a las personas usuarias o beneficiarias.
2. Dejamos cabos sueltos, no lo cerramos todo: dejas opciones indefinidas para que se co-creen y mejoren con la participación de las personas usuarias. Un prototipo verde e incompleto puede ser más interesante que uno demasiado exhaustivo porque genera más conversación.
3. Aporta agilidad: en lugar de tardar meses o años diseñando el plan perfecto, se sale a probar las posibles soluciones en la realidad con los agentes interesados en la solución. Sus expectativas se pueden integrar más rápido en la potencial solución.
4. Genera compromiso y sentido de pertenencia: concebir el prototipado así es un proceso participativo que genera compromiso porque la solución que sale pertenece a todos los que han participado. La experiencia del aprendizaje conjunto genera sentido de pertenencia y legitima el resultado.
5. Reduce el coste del error: si se hacen ciclos iterativos de pruebas desde las fases más prematuras, se consiguen detectar los fallos o carencias mucho antes a si se espera una versión demasiado avanzada.
6. Ayuda al consenso desde el realismo: es fácil criticar desde la barrera, sin implicarse. Pero si la gente participa y empieza a “amasar la arcilla”, contrastando modelos reales de solución, tendrá que incorporar las restricciones de contorno.»
Líneas de acción para propuestas colectivas
Los grandes campos de acción donde se estructuran las propuestas trabajadas de forma colectiva son los siguientes:
Que a su vez se estructuran en las siguientes líneas de acción propuestas:
L1: Puesta en valor del factor humano del Servef. Centrarse en las personas como punto de partida
Relación entre el personal interno
– Activar espacios relacionales informales internos
– Promover actividades internas autopromovidas, autogestionadas y autofinanciadas.
– Trabajar un “kit de bienvenida” para personal interno.
Relación con la ciudadanía
– Establecer espacios de atención a la ciudadanía más personales.
– Abrir espacios de relación informal con ciudadanía.
Servef, empresas y ciudadanía.
– Activar espacios innovadores de formación y apoyo.
– Abrir espacios de co-aprendizaje empresa-Servef-Ciudadanía.
L2: Comunicación corporativa. Una comunicación hecha por y para todo el ecosistema de la entidad
Construcción colaborativa de la marca.
– Disponer de una red de comunicación territorializada.
– Trabajar una nueva imagen de marca ligada a nuevos valores.
– Comunicar de manera pluridireccional.
– Poner en valor al personal interno como elemento comunicador.
– experimentales positivas.
Canales y formatos comunicativos
– Explorar nuevos canales desde los que transmitir nuevos valores.
– Estructurar y simplificar la información para la comunicación impresa.
– Evolucionar la página web hacia un portal más intuitivo y cercano.
El Servef más allá del desempleo
– Trabajar e innovar en los campos del empleo y la economía.
L3: Espacios de oportunidad Servef. Una red de espacios para conectar con el territorio
– Fomentar el uso de los Centros Servef como infraestructura para la activación productiva del territorio.
L4: Transformación organizativa. Co-diseño de la entidad
Espacios de construcción colectiva fuera de las lógicas representativas
– Activar espacios de trabajo en base a las voluntades emergentes.
– Establecer protocolos que aseguren el trabajo abierto y transparente de los nuevos grupos de trabajo.
Modelos de gobernanza distribuida
– Promover experiencias de gobernanza distribuida que acompañen a la existente.
Hibridación físico-digital
– Establecer mecanismos de trabajo que aprovechen el potencial de ambas dimensiones.
Enprendimiento mutuo
– Crear espacios para fomentar el emprendimiento interno en la entidad.
Hacia un Servef feminista
– Trabajar las políticas de cuidados de manera transversal.
La tecnología como catalizador
– Fomentar el uso de herramientas digitales para conectar y acelerar dinámicas distribuidas.
– Favorecer la creación colectiva y la acción directa a partir del uso de la tecnología.
L5: Plan estratégico #NouServef. Continuidad de los nuevos espacios de construcción colectiva
– Establecer prioridades y retos del proceso iniciado en planes estratégicos.
– Comenzar detectando dinámicas emergentes y personas ya activas.
Puedes consultar el informe final y ver la presentación grabada en streaming.